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Descubra cómo redactar una descripción de puestos de trabajo

En este artículo, explicamos el uso, propósito y forma de escribir una descripción de puesto de trabajo.

Una buena descripción del puesto tiene dos objetivos: comunicar claramente los requisitos del puesto ofrecido y atraer a los candidatos más adecuados para el puesto.

Sin embargo, definir la posición de una empresa no es fácil. Por lo tanto, antes de publicar puestos vacantes, es importante que aprenda a escribir los puestos vacantes de forma clara y detallada.

¿Qué es la descripción de puestos de trabajo?

descripcion de puestos de trabajo
Close up of business people working with business document during discussion at meeting.

La descripción del puesto de trabajo en la empresa es una herramienta única en el campo de los recursos humanos. 

Es una práctica que incluye registrar las funciones y responsabilidades que constituyen cada puesto en el organigrama profesional de nuestra empresa en papel, especificando en detalle:

  • Objetivos que debe perseguir cada cargo en función con la estrategia de nuestra empresa.
  • Los conocimientos, cualidades personales, características, habilidades y aptitudes que debe aportar la persona que ocupe el cargo.
  • Descripción del puesto clave.

Si se hace correctamente, la descripción del trabajo beneficiará a la empresa y a los trabajadores:

  • Puede utilizarse como guía para la contratación y selección de personal.
  • Permite definir sueldos y salarios de forma más justa y equilibrada.
  • Permite definir planes de compensación e incentivos para los empleados.
  • Explicar a los trabajadores los requisitos del puesto.
  • Funge como base para medir el desempeño de los empleados.
  • Puede promover la implementación de planes de sucesión dentro de la empresa.
  • Maximizar la productividad de los trabajadores.

En el proceso de contratación, puede utilizar herramientas electrónicas que tengan como objetivo buscar palabras clave y, debido a las preguntas que implemente, se excluyen los datos que no le interesan a la empresa. Solo aquellos que se ajusten a la organización serán identificados y brindados gradualmente.

Consideraciones para la descripción de puestos de trabajo

El proceso de planificación debe ser la base de cualquier plan o idea empresarial. Si queremos potenciar la atracción, retención e inversión de talento, debemos empezar por preparar adecuadamente el proceso de captación y selección.

Antes de publicar una oferta de trabajo, es necesario:

  • Determinar los objetivos de la empresa (crear nuevos puestos, estimar el salario de un puesto determinado, mejorar la marca empleadora, etc.).
  • Elija el modelo de análisis de trabajo más adecuado para ello. Los modelos más populares son la experiencia clasificada por factores (descripción basada en las características que la organización busca entre los candidatos) y la experiencia clasificada por capacidad (descripción basada en la capacidad y el conocimiento del manejo del solicitante).
  • Analizar el puesto de trabajo recopilando información de forma sistemática sobre los deberes, responsabilidades y tareas de cada puesto.
  • Elaborar una descripción del puesto para sintetizar toda la información obtenida durante el análisis del puesto.

¿Cuáles son los elementos clave en la descripción de puestos de trabajo?

La descripción del trabajo de la empresa es un proceso ordenado y sistemático, y se deben considerar los siguientes elementos:

Metas laborales: 

qué papel juega el trabajo y qué metas tiene en la organización.

Organigrama de la posición: 

la posición que se representa gráficamente en la parte superior e inferior de su organización.

Tareas relevantes: 

qué tareas realizar, con qué frecuencia y cuándo se completa cada tarea.

Relaciones internas: 

con qué frecuencia los empleados interactúan e interactúan con otros departamentos. Para facilitar ese proceso, es necesario conocer en detalle todos los puestos de la empresa y sus relaciones.

Viajes: 

Debe indicar si el puesto el cual se solicita realiza, por cuestiones del oficio, viajes o traslados, especificando, en dicho caso, la frecuencia y duración de estos.

Condiciones ambientales: 

trabaje en tales condiciones ambientales (especialmente importante cuando las condiciones pueden ser desfavorables para los trabajadores, por ejemplo, trabajar en un ambiente ruidoso).

Riesgo: 

Es el riesgo de accidentes laborales que ponen en peligro a los trabajadores y / o personas ajenas a la organización.

Horas de trabajo: 

jornada laboral, posibilidad de trabajar de noche y / o fines de semana, y limitación de vacaciones anuales.

Rango salarial: 

salario para cada puesto. Determinado por una serie de factores, como el grado de responsabilidad, el número de responsables, las dificultades inherentes al puesto, la formación y experiencia necesaria, etc.

La estructura de la descripción de los puestos de trabajo

Aunque la estructura de la descripción del puesto es flexible y se puede adaptar a las necesidades de la empresa, estos son los puntos que no debes ignorar:

  • Título del trabajo: defina el título del trabajo y no tenga más de una o dos palabras. Es importante que el título «venda» efectivamente el puesto.
  • Descripción del puesto: Describa el puesto proporcionando tareas, funciones y responsabilidades relacionadas con el puesto.
  • Nivel de puesto: especifique el rango del puesto en la jerarquía de la organización.
  • Departamento: Describe el puesto o departamento al que pertenece el puesto.
  • Supervisor y Supervisados: Indique quién es el supervisor y reporte directamente.
  • Horas de trabajo: horario, turnos y vacaciones.
  • Lugar de trabajo: en última instancia, condiciones ambientales adversas.
  • Formación requerida: detalla el tipo de formación académica que deben realizar los candidatos ideales.
  • Experiencia profesional previa: Presente en detalle el tipo de trayectoria profesional que deben tener los candidatos ideales.
  • Habilidades y competencias: especifica las habilidades y cualidades personales que deben poseer los candidatos ideales. Incluyendo: nivel de idioma, conocimientos de informática, certificado y nivel.
  • Requisitos adicionales: Finalmente, definir lógicamente los requisitos específicos del puesto (por ejemplo, la disponibilidad de vehículo propio, la edad del candidato, características físicas, etc.)
  • Salarios y otros beneficios.

¿Cómo elaborar una descripción de puesto?

Para comprender verdaderamente el contexto del trabajo, debe definirse por escrito. En el proceso de selección, si tiene un informe del trabajo bien documentado, es más probable que atraiga al mejor talento. 

Aunque es especialmente útil al contratar nuevos empleados, las descripciones de puestos son un objetivo continuo, por lo que vale la pena tomarse el tiempo para abordarlo desde el principio.

Los tres objetivos principales de la descripción del puesto son:

  • Atractivo del candidato: describa el puesto y los antecedentes necesarios para atraer candidatos internos o externos.
  • Definición de cargo: Especialmente al evaluar o considerar la promoción, la persona que desempeña el cargo debe tener un punto de referencia de nivel funcional y responsabilidades necesarias.
  • Referencia a la gerencia: especialmente para que el nuevo jefe comprenda el alcance y el nivel de responsabilidad esperados para el puesto.

Errores comunes que debes evitar en una descripción correcta del puesto

Usar terminología interna: 

Exigirles que dominen su base de conocimientos en la descripción del trabajo no tiene sentido para los candidatos externos. Adhiérase a requisitos ampliamente reconocidos para atraer al mayor número de audiencias posible.

No involucrar a todas las partes interesadas: 

Con la participación de varias áreas diferentes de la empresa, se producen las especificaciones más precisas. Al definir o perfeccionar el significado de los roles, utilice recursos humanos, gerentes de departamento y colaboradores con funciones similares para aportar.

Ser poco realista: 

La descripción del puesto debe representar con precisión los antecedentes necesarios para realizar el trabajo, no una lista de todas las habilidades disponibles que es imposible proporcionar.

Usar un lenguaje discriminatorio: 

Aunque casi siempre no es intencional, el uso de ciertas palabras y frases en las descripciones de puestos puede interpretarse como discriminatorio y restringe la diversidad de candidatos que los empleadores pueden encontrar. 

No hacer revisiones frecuentes: 

La empresa está en constante evolución; para que la descripción del puesto refleje estos cambios en la demanda, lo ideal es que se revise anualmente y se corrija cuando corresponda.

Con esto finalizamos este artículo. Solo podemos culminar deseando que se tome el tiempo para desarrollar un par de descripciones de trabajo precisas para de esa forma continuar atrayendo, contratando y reteniendo colaboradores.

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